コンテンツ承認ワークフローを利用すると、作成したコンテンツを承認後に外部サービスへ送信する運用ができます。
承認機能は会社単位で設定します。承認機能が有効な場合、承認済みの最新コンテンツだけをSlack、WordPress、HubSpot、Marketo、Google Adsなどへ送信できます。
承認機能を有効にする
承認機能をONにするには、承認権限を持つ有効なユーザーが1人以上必要です。
管理者が設定・契約画面から承認機能をONにします。
自己承認を許可するかどうかも設定できます。
- 自己承認を許可しない場合、申請者自身を承認者として指定できません。
- 自己承認を許可する場合、承認権限を持つ申請者自身を承認者として指定できます。
- 承認機能をOFFにすると、従来どおり承認なしで外部サービスへ送信できます。
承認権限を設定する
管理者は「ユーザー管理」から各ユーザーへ承認権限を付与できます。
承認権限は、管理者・一般ユーザーのどちらにも付与できます。
承認依頼を受けたコンテンツを承認・返却できるのは、次の条件を満たすユーザーです。
- 承認権限が付与されている
- 有効なユーザーである
- 承認依頼時に承認者として指定されている
承認ステータス
保存コンテンツには、次のいずれかの承認ステータスが表示されます。
| ステータス | 内容 |
|---|---|
| 未申請 | まだ承認依頼していない状態です。申請取消後や、申請後に内容を編集した場合も未申請に戻ります。 |
| 承認待ち | 承認者を指定して承認依頼した状態です。 |
| 承認済み | 指定された承認者のいずれか1人が承認した状態です。 |
| 返却 | 指定された承認者のいずれか1人が、修正指示を付けて返却した状態です。 |
保存済みコンテンツ一覧では、承認ステータスで絞り込めます。
承認を依頼する
生成したコンテンツ、または保存済みコンテンツから承認依頼できます。
- 「承認依頼」を選択します。
- 承認権限を持つユーザーを検索します。
- 承認者を1〜3人指定します。
- 必要に応じてコメントを入力します。
- 「承認依頼」を実行します。
承認依頼を押したタイミングでSlackで通知されます。（事前にSlack連携設定が必要です）
申請後、コンテンツは「承認待ち」になります。
「承認リンクをコピー」ボタンを押すことでリンクがクリップボードにコピーされます。
承認権者にリンクを渡すことで、対象コンテンツにすぐにアクセスすることができます。
複数の承認者を指定した場合でも、全員の承認は必要ありません。指定された承認者のうち、いずれか1人が承認すると「承認済み」になります。
いずれか1人が返却した場合は「返却」になります。
Slack通知
承認依頼を行うと、設定されているSlackチャンネルへ通知されます。
通知には次の情報が含まれます。
- 申請者
- 承認者
- 申請時のコメント
- 対象コンテンツへのリンク
承認者は通知内のリンクから対象コンテンツを開けます。
未ログインの場合は、ログイン後に対象コンテンツが表示されます。
Slack通知に失敗した場合でも、承認依頼自体は有効です。画面上に通知失敗が表示されます。
再通知する場合は、一度承認依頼を取り消してから再度申請します。
コンテンツを承認する
承認者として指定されたユーザーには、対象コンテンツに承認操作が表示されます。
（指定された以外の承認権限者は承認することはできません。）
内容を確認し、必要に応じてコメントを入力して承認します。
承認するとステータスが「承認済み」になり、承認機能がONの場合でも外部サービスへ送信できるようになります。
コンテンツを返却する
修正が必要な場合は「返却」を選択します。
返却時は修正指示の入力が必須です。
返却するとステータスが「返却」になります。作成者は修正指示を確認してコンテンツを編集し、再度承認依頼します。
承認依頼を取り消す
申請者は「承認待ち」の承認依頼を取り消せます。
取り消すとステータスは「未申請」に戻ります。
必要に応じて内容や承認者を変更し、再度承認依頼してください。
承認後にコンテンツを編集した場合
承認は、承認時点のコンテンツ内容に対して行われます。
次のような送信内容を編集すると、それまでの承認は無効になり、ステータスが「未申請」に戻ります。
- 本文
- HTML
- 画像
- その他、外部サービスへ送信される内容
編集後は再度承認依頼が必要です。
保存済みコンテンツ一覧で使用する管理用タイトルだけを変更した場合は、承認状態は維持されます。
承認待ちや返却状態のコンテンツを編集した場合も「未申請」に戻り、再申請が必要です。
外部サービスへの送信
承認機能がONの場合、最新の内容が「承認済み」でなければ外部サービスへ送信できません。
対象となる外部送信先には、次のサービスがあります。
- Slack
- WordPress
- HubSpot
- Marketo
- Google Ads
今後追加される外部送信先についても、同じ承認ルールが適用されます。
承認済みのコンテンツを編集した場合は再承認が必要となり、再承認が完了するまで外部送信できません。
ダウンロードと本文コピーは、承認前でも利用できます。
承認機能を途中でON・OFFした場合
承認機能をONにすると、機能を有効にする前から保存されていたコンテンツにも承認が必要になります。
承認機能をOFFにすると、承認ステータスに関係なく外部サービスへ送信できるようになります。
再度ONにした場合は、その時点の最新コンテンツについて承認が必要です。
承認履歴
承認ワークフローでは、次の操作履歴が記録されます。
- 承認依頼
- 承認
- 返却
- 承認依頼の取消
- 編集による承認の無効化
- 承認者の変更
履歴には、操作したユーザー、対象となったコンテンツの版、コメントや修正指示、操作日時などが記録されます。
あわせて会社の監査ログにも承認操作の概要が記録されます。